Bijlage 27c

(bij art. 46 K.O.)

 

Instructie voor de quaestor van een generale synode

Artikel 1
Elke generale synode zal op voordracht van het moderamen zo spoedig mogelijk na haar constituering een quaestor benoemen. In de regel zal deze een lid in volle rechten zijn van de kerk, die de generale synode heeft samengeroepen.

Artikel 2
Aan de quaestor zal opgedragen worden het zorgvuldig beheer van de onder zijn berusting komende gelden. Hij zal betreffende de ontvangsten en uitgaven een nauwkeurige administratie voeren.

Artikel 3
De quaestor zal slechts uitgaven doen na goedkeuring van het moderamen van de generale synode of van een door het moderamen aangewezen persoon. Hij zal gemachtigd zijn bepaalde werkzaamheden, zoals het uitbetalen van reiskosten, kleine bureau-uitgaven e.d., na goedkeuring van het moderamen of van de door het moderamen aangewezen persoon, te delegeren.
Na sluiting van de generale synode zal hij voor uitgaven gemachtigd dienen te zijn door de deputaten voor voorbereiding van de volgende generale synode of door de uit de kring van die deputaten aangewezen persoon.

Artikel 4
De quaestor zal bevoegd zijn, in overleg met het moderamen van de generale synode of met deputaten voor voorbereiding van de volgende synode, van de quaestores van de particulier-synodale ressorten of bij ontstentenis van deze van de quaestores van classisale ressorten gelden te vragen.

Artikel 5
De quaestor zal alle gegevens, die hem in zijn functie verstrekt en bekend worden, als vertrouwelijk beschouwen.

Artikel 6
De deputaten voor voorbereiding van de volgende generale synode hebben het recht de boeken en bescheiden van de quaestor jaarlijks, of zo dikwijls zij dat gewenst achten, te controleren.

Artikel 7
De quaestor zal aan de eerstvolgende generale synode van de door hem verrichte werkzaamheden rapport uitbrengen, onder overlegging van een staat van ontvangsten en uitgaven met alle daarop betrekking hebbende bescheiden. Die generale synode zal na controle en akkoordbevinding hem décharge verlenen.

Artikel 8
Elke generale synode zal het recht hebben deze instructie aan te vullen of te wijzigen, bij verschil van mening de uitleg vast te stellen en ook te beslissen in die gevallen, waarin deze instructie niet voorziet.

(Amersfoort-West 1967, art. 273)

Voor-financiering
De methode van vóór-financiering ( waarbij de quaestor van de voorgaande synode gedurende de jaren, die voorafgaan aan de volgende generale synode, reeds gelden uit de kerken ontvangt; ter voorkoming van de noodzaak, dat de volgende generale synode gelden zal moeten lenen) komt de synode zeer goed en aanbevelenswaardig voor, daar aldus de samenroepende kerk voor de te houden generale synode terstond over de financiën beschikt, die nodig zijn in verband met vooruit te maken onkosten.

(Assen 1961, art. 112)

 

Richtlijnen voor vormgeving en uitgave van de acta c.a. van de generale synode

1. De eerste voorbereidingen voor druk en uitgave
1 Het moderamen zal zo spoedig mogelijk na de opening van de synode contact opnemen met potentiële drukkers/uitgevers van de acta c.a.
2 Deze zullen worden bekendgemaakt met de “Richtlijnen voor vormgeving en uitgave van de acta c.a. van de generale synode”.
3 Aan de uitgevers zal worden gevraagd binnen 14 dagen hun schriftelijke offerte in te dienen.
4 Het moderamen zal zo nodig deskundig advies inwinnen bij de beoordeling van de offertes en de opstelling van een contract.
5 Zo spoedig mogelijk na opening van de synode en uiterlijk binnen 5 weken daarna zal het moderamen een voorstel aan de synode doen tot verlening van de betreffende opdracht aan een uitgever.

2. Het gereedmaken van de kopij voor acta en handelingen
1 Ingediende concept-acta worden binnen één week na uitreiking vastgesteld.
2 De scriba I verzendt binnen één week daarna de definitieve tekst als zetklare kopij naar de drukker.

3. Deputatenrapporten
1 Er worden algemene richtlijnen opgesteld voor het uitgeven van deputatenrapporten, voorzover deze aan de kerken moeten worden toegezonden.
2 Een standaard-contract alsmede bedoelde richtlijnen worden aan de betrokken deputaatschappen verstrekt.
3 Deputaten kunnen contracteren met elke willekeurige drukker/uitgever overeenkomstig de richtlijnen en het standaard-contract.
4 Deputaten ontvangen opdracht om van hun aan de kerken te verzenden rapporten 300 stuks extra op vellen te laten drukken ter beschikking van de synode.
5 Wanneer de synode samenkomt zal ze op korte termijn een beslissing nemen, of zij de exemplaren zal laten bundelen tot evenzoveel rapportenboeken dan wel zal doen samenvoegen met de acta.

4. Commissierapporten
1 Direkt na afhandeling van een bepaald agenda-punt stelt de synode voorlopig vast, of het desbetreffende commissierapport ook als bijlage op te nemen is.
2 Indien voorlopig tot opname wordt besloten, doet de betrokken rapporteur twee gecorrigeerde exemplaren van zijn rapport aan het moderamen toekomen; dit zal binnen twee dagen geschieden.
3 Het moderamen verzendt het stuk naar de drukkerij, zodat het op korte termijn voor de druk gereed gemaakt kan worden.
4 Aan het slot van de synode stelt de vergadering een definitieve lijst van bijlagen vast.

5. Van zetten tot afleveren
Met de uitgever van de acta c.a. zal worden overeengekomen bij de werkzaamheden het volgende schema aan te houden.
1 Binnen 2 weken na ontvangst van de kopij ter drukkerij zullen telkens drukproeven worden verstrekt.
2 Eveneens binnen 2 weken zullen die proeven gecorrigeerd aan de drukker worden geretourneerd.
3 De in 1 en 2 genoemde termijnen gelden voor alle kopij-afleveringen, alsook indien eventueel meerdere drukproeven noodzakelijk zouden zijn.
4 Het zetten en corrigeren van de laatste kopij, het vervaardigen van de registers, alsmede het opmaken en drukken van de acta c.a. zal binnen 6 weken na sluiting van de synode voltooid moeten zijn.
5 Het binden zal in 2 à 3 weken voltooid moeten zijn,
6 De acta c.a. zullen vervolgens zo spoedig mogelijk worden verzonden aan kerkeraden, deputaatschappen etc., volgens opgave van de deputaatschappen voor de uitgave van de acta c.a.

(Groningen-Zuid 1978, art. 52, bijlage 13, blz. 503)