Bijlage 27b

(bij art. 46 K.O.)

 

Instructies voor het financieel beleid van de generale synoden

Inleiding
De financiële administratie van een generale synode strekt zich uit over het kalenderjaar van samenkomen en de twee daarop volgende kalenderjaren. De financiële administratie wordt gevoerd door de quaestor, welke mèt diens plaatsvervanger, op voordracht van de samenroepende kerk door de synode wordt benoemd.
De administratie moet voldoen aan de regels van het zogenaamde omzetstelsel, hetgeen inhoudt dat de openingsbalans niet alleen de middelen vermeldt welke van de vorige synode werden ontvangen, maar tevens de vorderingen weergeeft op deputaatschappen en eventueel op quaestors van particuliere ressorten; uiteraard ook melding maakt van nog verschuldigde bedragen en vooruitontvangen omslagen.
Ditzelfde geldt voor de afsluiting van de driejaarlijkse periode. Ook dan zullen de saldi bij de deputaatschappen en de stand van zaken met betrekking tot de omslag duidelijk moeten worden aangegeven teneinde een zuivere weergave te verkrijgen van wat er werkelijk in de verslagperiode heeft plaatsgehad en voorts ook om een goede grensafbakening te kunnen aangeven tussen de oude en de nieuwe synode.
Ook voor de verslagen van de penningmeesters van de verschillende deputaatschappen zullen de normen van dit omzetstelsel moeten worden toegepast.

De administratie dient inzicht te verschaffen in de kosten van:

a de generale synode met betrekking tot
1. reis- en vergaderkosten van de synode-leden;
2. logieskosten en maaltijden van de synode-leden;
3. de sekretariaats- en bureauwerkzaamheden;
b het drukken van de acta;
c de deputaatschappen en hiervan nader:
1. de reis- en vergaderkosten;
2. de drukkosten van de rapporten;
d de archiefbewarende kerk.

1. Quaestor
1.1. Aan de quaestor is opgedragen het zorgvuldig beheer van de onder zijn berusting gekomen gelden;.
Hij zal daarvan nauwkeurig administratie voeren overeenkomstig het bepaalde in de inleiding van deze instructie.
1.2. Hij beheert het hem ter beschikking gestelde vermogen krachtens machtiging van het moderamen van de generale synode die hem in deze functie benoemde.
1.3. De quaestor zal slechts uitgaven doen na goedkeuring van het moderamen der synode, welke goedkeuring moet blijken uit een paraaf of handtekening van degene die daarvoor door het moderamen is aangewezen. Dit zal als regel de assessor zijn en bij diens ontstentenis degene die als scriba II fungeert.
1.3.1 Deze regel van fiattering door of namens het moderamen geldt ook voor de periode dat de generale synode zal zijn gesloten en er nog geen nieuwe generale synode is samengekomen.
1.3.2 Voor betalingen aan de deputaatschappen, welke duidelijk vallen binnen het kader van de daarvoor vastgestelde begroting, is geen paraaf of mede-ondertekening vereist; wel zal nodig zijn dat de betreffende penningmeester een verzoek aan de quaestor schriftelijk uitbrengt.
1.4. De quaestor zal zich in het algemeen en bij voorkeur bedienen van girale betalingen, zulks ter vermijding van onnodige risico’s en ter bevordering van administratieve duidelijkheid.
1.5. De quaestor zal bevoegd zijn een omslag te heffen tot dekking van de totale kosten welke door de generale synode bij begroting (zie onder 3.) zijn vastgesteld. Hij brengt deze omslag - gelijkelijk verdeeld over de drie jaren van de synode en berekend naar de ledentallen zoals het jaarlijkse Handboek die vermeldt - aan de quaestores van de particuliere ressorten in rekening en bij ontstentenis van dezen aan de desbetreffende classicale quaestores.
1.6. De quaestor ziet er op toe dat het vermogen - voorzover niet bestemd voor de lopende verplichtingen - een goede belegging krijgt en een optimaal rendement oplevert. De beleggingsvorm dient risico-mijdend te zijn en het element van de beschikbaarheid mag niet worden verwaarloosd.
1.7. De quaestor dient zowel over het eerste als over het tweede jaar een financieel overzicht samen te stellen ten behoeve van de controle-commissie. De bestedingen dienen naar de in de inleiding genoemde kostengroepen a t/m d te zijn gespecificeerd en de ontvangsten terzake van de omslagheffing moeten overeenstemmen met de ledentallen van de handboeken.
1.8. Zodra de drie jaren van de betreffende generale synode zijn verstreken dient een totaalverslag te worden opgemaakt.
In dit verslag moet een vergelijking worden gemaakt met tenminste twee voorgaande generale synoden en moeten de cijfers worden vergeleken met die van de begroting. Verklaring van de verschillen tussen begroting en werkelijkheid zal onderdeel van het verslag hebben te zijn.
1.9. De quaestor legt het in 1.8 bedoelde verslag voor aan de controle-commissie (zie onder 2.) en brengt het — nadat de controle heeft plaatsgehad en de juistheid ervan is vastgesteld — uit aan de eerstvolgende generale synode. De controle-commissie geeft blijk van haar akkoordbevinding door mede-ondertekening van het verslag.
1.10. Zodra door een nieuwe generale synode een nieuwe quaestor en een nieuwe controle-commissie zijn benoemd komen deze met quaestor en controle-commissie van de voorbije synode bijeen voor de overdracht van geld en bescheiden overeenkomstig de stand van zaken zoals die uit het verslag blijkt.

2. De financiële controle-commissie
2.1. De door de generale synode benoemde controle-commissie is aanwezig bij de overdracht van geld en bescheiden als bedoeld in 1.10 en stelt met de nieuwe quaestor vast dat de overgedragen zaken overeenkomen met de gegevens van het aan de synode uitgebrachte verslag van de afgelopen periode.
2.2. De controle-commissie blijft in functie tot-en-met de overdracht van gelden en bescheiden aan de quaestor van de volgende synode.
2.2.1 Zij controleert jaarlijks vóór 31 maart de administratie van het voorafgaande kalenderjaar en gaat na of de gelden op een verantwoorde wijze worden beheerd;
2.2.2 zij geeft desgevraagd hulp aan de quaestor;
2.2.3 over de resultaten van haar controle van het eerste en van het tweede jaar rapporteert zij aan de deputaten ter voorbereiding van de eerstvolgende generale synode; met betrekking tot het rapport over de controle van het derde jaar, geldt het bepaalde in 2.3.
2.3. Met betrekking tot het eindverslag van de drie-jarige periode ziet de controle-commissie erop toe dat de penningmeesters van de verschillende deputaatschappen hun financiële verantwoording op tijd (zie onder 4.) bij de quaestor inleveren.
2.3.1 Tezamen met de quaestor controleert zij de desbetreffende verslagen:
a. of de bestedingen vallen binnen het kader van het deputaatschap;
b. of voor de bestedingen deugdelijke bewijsstukken aanwezig zijn;
c. of voor eventuele investeringen, bijdragen aan derden of bezoeken aan derden-landen door één of meer deputaten, rechtsgeldige besluiten nemen.
2.3.2 zij gaat ook na of de deputatenverantwoording op de juiste wijze in het eindverslag van de quaestor is verwerkt.
2.4. De controle-commissie zal het eindverslag van de quaestor toetsen aan de cijfers van de door de quaestor gevoerde administratie, inclusief de onder 2.3.2 genoemde verwerking van de financiën van de deputaatschappen.
Bij gebleken juistheid wordt het verslag van de quaestor door haar voor akkoord mede-ondertekend.

3. De begrotingscommissie
3.1. De generale synode stelt aan het begin van haar zittingen de begroting vast van de te maken kosten voor het jaar van samenkomen en de twee daarop volgende kalenderjaren.
3.2. In een bijeenkomst van het moderamen der synode met
3.2.1 quaestor en controle-commissie van de afgelopen generale synode,
3.2.2 quaestor en controle-commissie van de nieuwe en alsdan zittende generale synode wordt het materiaal verwerkt dat moet leiden tot de opstelling van de begroting.
3.3. Het materiaal voor de vaststelling van de begroting bestaat uit:
3.3.1 het rapport van de quaestor over de afgelopen drie jaar, met vergelijkende cijfers van voorgaande synoden;
3.3.2 de verwachtingen met betrekking tot de duur en de omvang van de nieuwe synode;
3.3.3 de door de onderscheiden deputaatschappen ingediende begrotingen voor de jaren van de nieuwe synode;
3.3.4 de mogelijk uit de agenda af te leiden of anderszins bekende andere zaken met extra kosten.
3.4. Wanneer een drie-jaarlijkse periode kan worden afgesloten met een batig saldo, dan mag dit de omslagheffing van een volgende generale synode ten goede komen; omgekeerd als er over een verslagperiode een tekort is, zal een volgende generale synode door een ruime(re) begroting middelen moeten verwerven, welke het gewenste vermogen weer op peil brengen.
3.4.1 Als gewenst peil geldt bij de samenstelling van deze instructie een bedrag van ƒ 150.000,—.
3.4.2 Bij gewijzigde omstandigheden kan elke generale synode dit bedrag bijstellen.
3.5. Het vastgestelde begrotingsbedrag wordt door de quaestor - uitgedrukt in een jaarlijkse omslag per lid (belijdende- en doopleden tezamen) - binnen één maand na de vaststelling ter kennis van de quaestores van de particuliere ressorten gebracht, opdat dezen op hun beurt via de classicale vergaderingen, de kerken informeren en voorzieningen voor de betaling van deze omslagen kunnen worden getroffen.
3.6. De eenmaal vastgestelde omslag wordt voor de drie-jaarlijkse periode waarvoor zij is vastgesteld, niet dan om dringende redenen gewijzigd, zulks ter verkrijging van een rustig en evenwichtig verloop van de verplichtingen in het kerkverband.

4. De deputaatschappen
4.1. Deputaten wijzen uit hun kring een penningmeester aan.
4.2. Deputaten declareren hun desbetreffende onkosten bij de eigen penningmeester, onder overlegging van de daarop betrekking hebbende nota’s of kwitanties.
Bij het declareren van reiskosten gedragen deputaten zich naar het besluit van de generale synode van Hoogeveen 1969/1970 acta art. 421 (reiskostenvergoeding op basis 1e klas Ned.Spoorwegen).
4.3. De penningmeester vraagt binnen het kader van de voor het deputaatschap vastgestelde begroting voor de te maken kosten een voorschot van de generaal-synodale quaestor.
4.4. De penningmeesters van de verschillende deputaatschapen zullen de quaestor een sluitende afrekening met bijlagen als bedoeld in 2.3 1b doen toekomen uiterlijk 31 januari van het jaar waarin een nieuwe generale synode samenkomt.
4.5. Van die deputaatschappen welke worden gecontinueerd, zal tegelijk met de afrekening over de voorbije periode een begroting voor de komende drie-jaarlijkse periode moeten worden overlegd.
Hierbij moet worden uitgegaan van de volgende criteria:
4.5.1 de kosten per vergadering (reis- en vergaderkosten)
4.5.2 het aantal vergaderingen;
4.5.3 bijzondere zaken (vergoeding voor werkzaamheden door derden, aanschaffing van noodzakelijke apparatuur enz.);
4.5.4 de omvang van de rapporten welke aan het eind van de drie-jaarlijkse periode of eventueel tussentijds moeten worden uitgebracht.
Deze omvang dient in het aantal pagina’s tot uitdrukking te worden gebracht.

(Heemse 1984/5, art. 128; bijlage B 2)