Bijlage 25

(bij art. 51 K.O.)

 

Regeling van het beheer van de kerkelijke bezittingen

Artikel 1
Het beheer van de stoffelijke bezittingen van de Gereformeerde Kerk te …… berust bij de kerkeraad met de diakenen (voortaan te noemen: de kerkeraad), maar wordt in de uitvoering door deze opgedragen aan de commissie, die de naam draagt van commissie van administratie (evt.: commissie van beheer).
Deze commissie blijft van de kerkeraad afhankelijk, zodat deze haar leden niet alleen benoemt, maar ook te allen tijde weer kan schorsen of ontslaan, zomede de commissie zelf weer kan ontbinden wanneer hij te eniger tijd het beheer op andere wijze zou willen regelen, in welke gevallen de administratie van de commissie, of die van het geschorste of ontslagen lid, in haar gehele omvang en dus met alles wat er toe behoort, terstond moet worden overgegeven aan de kerkeraad of aan degene, die hij voor die overneming aanwijst.

Artikel 2
Het in artikel 1 genoemde beheer omvat de geldelijke administratie en het toezicht op de verdere stoffelijke bezittingen, alsmede de zorg dat de kerkelijke gebouwen met hun toebehoren steeds in goede orde ter beschikking van de kerkeraad zijn.

Artikel 3
De geldelijke administratie wordt in haar geheel aan de commissie toevertrouwd, onder deze bepalingen:
a. dat zij aan allen, die uit de kas van de kerk een vaste bezoldiging hebben, het bedrag zal uitkeren, dat de kerkeraad, gehoord de commissie, heeft vastgesteld, en zij de bedragen, die volgens kerkeraadsbesluit voor algemene belangen door de kerk verschuldigd zijn, alsmede de bureau-kosten, die de kerkeraad voor zich heeft gemaakt, op last van de kerkeraad zal betalen;
b. dat zij niet zal overgaan tot aankoop, tot bezwaring of tot vervreemding van geldswaardige stukken of andere roerende of onroerende goederen, noch ook tot het beleggen van gelden of tot het aangaan van geldleningen, zonder hiertoe telkens uitdrukkelijk door de kerkeraad te zijn gemachtigd;
c. dat zij alle daarvoor in aanmerking komende geldswaarden, alle effecten en dergelijke waardepapieren zorgvuldig zal bewaren, bij voorkeur in een kluis, op zulk een wijze, dat verlies en zoekraken is uitgesloten, en dat zij van alle geldswaardige stukken, bewijzen van eigendom en op het beheer betrekking hebbende stukken, boeken en bescheiden, alsmede de kas, op verlangen van de kerkeraad aanstonds inzage zal geven, hetzij aan de kerkeraad zelf, of aan de personen, die hij hiertoe machtigt;
d. dat zij telken jare uiterlijk 1 februari haar rekening over het vorige boekjaar aan de kerkeraad zal toezenden, opdat deze, na eigen onderzoek en na de gemeente te hebben gehoord, door goedkeuring van de rekening de commissie déchargeert;
e. dat zij telken jare uiterlijk 1 november een gespecificeerde begroting van ontvangsten en uitgaven voor het volgende jaar (lopende van 1 januari tot en met 31 december) bij de kerkeraad zal indienen, opdat deze, na eigen onderzoek en na de gemeente te hebben gehoord, door goedkeuring van de begroting de commissie machtigt tot de daarop voorkomende ontvangsten en uitgaven; en dat zij, wanneer in de loop van het jaar voor enige uitgave overschrijding van één of meer van de begrotingsposten haar nodig voorkomt, hiertoe niet zal overgaan zonder goedkeuring van de kerkeraad;
f. mocht door enig genomen kerkeraadsbesluit een begrotingspost worden overschreden, zonder dat vooraf advies is ingewonnen bij de commissie, dan geeft de kerkeraad hiervan schriftelijk kennis aan haar secretaris met vermelding van het bedrag, waarmee de begroting zal worden overschreden.

Artikel 4
Het onderhoud van de kerkelijke gebouwen met toebehoren wordt in zijn geheel aan de commissie toevertrouwd, met dien verstande, dat de kerkeraad drie leden van de commissie aanwijst als gebouwencommissie, die speciaal is belast met de dagelijkse verzorging van de gebouwen en aan welke is toevertrouwd het toezicht op de uitvoering van de werkzaamheden daaraan.
Voor alle werkzaamheden van onderhoud en herstelling of vernieuwing zal aan de leden van de gemeente zoveel voorkeur worden gegeven als de commissie met haar eigen verantwoordelijkheid bestaanbaar acht.
De gebouwencommissie zal telken jare vóór 1 oktober een gespecificeerde begroting indienen bij de commissie van administratie voor de in het volgende jaar te verrichten werkzaamheden.
Geen veranderingen in de kerkelijke gebouwen zullen worden aangebracht zonder toestemming van de kerkeraad.

Artikel 5
De zorg dat de kerkelijke gebouwen met hun toebehoren steeds in goede orde ter beschikking van de kerkeraad zijn, zodat deze op de daarvoor bestemde tijden steeds gereed zijn voor de openbare erediensten, de catechisaties en de kerkelijke vergaderingen, wordt in zijn geheel aan de commissie toevertrouwd, met dien verstande, dat de kerkeraad een lid van de in artikel 4 genoemde gebouwencommissie speciaal hiermee belast als commissaris.
Aanvragen van derden om de kerkelijke gebouwen en lokalen, op tijden dat zij vrij zijn, te mogen gebruiken zullen overeenkomstig hiervoor door de kerkeraad gegeven richtlijnen worden behandeld, hetzij door de commissie, hetzij door de commissaris.
Voor de aanstelling, de schorsing en het ontslag van een koster en/of andere bedienden, alsmede voor hun bezoldiging zal de commissie voorstellen kunnen indienen bij de kerkeraad.

Artikel 6
De commissie van administratie bestaat uit…..leden, waarvan tenminste….uit de kerkeraad met de diakenen, terwijl de anderen zullen zijn meerderjarige, belijdende leden van de gemeente, in het volle bezit van de rechten van het lidmaatschap van de kerk. Zij, die leveranties of betaalde werkzaamheden of diensten voor de kerk verrichten, kunnen behoudens bijzonder besluit van de kerkeraad geen lid van de commissie zijn.

Artikel 7
Elk jaar treedt een evenredig deel van de leden van de commissie af, zonder direct hernoembaar te zijn. Onder deze aftredende leden zal telkens een kerkeraadslid zijn. De aftreding geschiedt naar toerbeurt volgens een vastgesteld rooster. Treedt iemand af voordat zijn zittingsperiode is voleindigd, dan neemt de in zijn plaats benoemde ook in de bedoelde rooster van aftreding diens plaats in.
Benoeming van nieuwe leden van de commissie geschiedt door de kerkeraad naar de regel van de brede kerkeraadsvergadering in januari. In tussentijdse vacatures voorziet de kerkeraad zo spoedig mogelijk. Ontstaat een tussentijdse vacature na 31 oktober, dan kan de vervanging worden geregeld in januari.

Artikel 8
De leden verdelen onderling de functies van 1ste voorzitter, 2devoorzitter, 1ste secretaris en 2de secretaris. Alle leden en titularissen blijven als zodanig in functie, tot zij doorhun opvolgers zijn vervangen, tenzij de omstandigheden anders vorderen.

Artikel 9
De commissie vergadert tenminste éénmaal in de maand en voorts zo dikwijls als de voorzitter dit nodig oordeelt, of wanneer de voorzitter daartoe schriftelijk wordt uitgenodigd, door tenminste…..leden van de commissie. De kerkeraad heeft te allen tijde het recht de commissie bijeen te roepen.

Artikel 10
De vergaderingen worden met gebed geopend en met dankzegging gesloten. Geen besluiten kunnen worden genomen indien minder dan tweederde van de leden aanwezig is. De voorzitter zorgt, dat alle voorkomende zaken ordelijk worden afgedaan, dat over alle voorstellen behoorlijk door stemming wordt beslist en dat alle genomen besluiten worden uitgevoerd. Hij tekent met de secretaris de goedgekeurde notulen, alsmede van de commissie uitgaande stukken, voor zover hij van oordeel is, dat de belangrijkheid dier stukken dit nodig maakt.
Het verkeer tussen kerkeraad en commissie vindt naar de regel schriftelijk plaats. Naar die regel brengt de commissie haar adviezen etc. schriftelijk ter kennis van de kerkeraad en wordt van de door de kerkeraad ter zake genomen besluiten schriftelijk bericht gezonden aan de secretaris van de commissie.

Artikel 11
De secretaris stelt de notulen van de vergaderingen en de van de commissie uitgaande stukken; hij doet van bij hem ingekomen stukken aanstonds mededeling aan de voorzitter en hij zorgt voor de behoorlijke bewaring van het archief.

Artikel 12
De kerkeraad benoemt een boekhouder (en hulpboekhouder). Deze is (zijn) te allen tijde verantwoording omtrent zijn (hun) handelingen schuldig aan de kerkeraad of aan degenen, die door hem hiertoe zijn aangewezen. De kerkeraad heeft het recht, te allen tijde deze functionaris(sen) te ontslaan.
De boekhouder zorgt, dat er steeds een nauwkeurig bijgehouden legger is van alle onder het beheer van de commissie staande kerkelijke eigendommen, fondsen (onroerend goed, geldswaardige stukken, enz.). Hij neemt al het aan de kerk toekomende met de daarbij behorende bescheiden in ontvangst; hij betaalt al het door de kerk verschuldigde, mits tegen kwitantie; hij houdt van alle ontvangsten en uitgaven nauwkeurig boek op de wijze, die de commissie daarvoor heeft bepaald; en hij dient jaarlijks de rekening van het afgelopen jaar en de begroting van het komende jaar bij de commissie in, opdat deze, bij goedkeuring en overneming daarvan, vóór 1 november deze begroting aan de kerkeraad toezendt.
Het niet door hem benodigde kasgeld moet door de boekhouder bij een bankinstelling, aangewezen door de kerkeraad, gestort worden. De (hulp)boekhouder zorgt, dat de vaste vrijwillige bijdragen op tijd worden geïnkasseerd, (dat deze na inning zo spoedig mogelijk aan de boekhouder worden afgedragen) en dat de nodige bescheiden overzichtelijk worden bijgehouden.

Artikel 13
De commissie, zelf haar dienst geheel gratis waarnemende,zal ook de hulp, die zij bij haar werkzaamheden mocht nodig hebben, zoveel mogelijk door liefdediensten trachten te verkrijgen.

Artikel 14
Ter verkrijging van de vaste vrijwillige bijdragen zorgt de commissie, zo nodig met de hulp van de kerkeraadsleden, dat allen, van wie iets verwacht kan worden, persoonlijk worden bezocht en met ernst op hun roeping in dezen gewezen, opdat tenslotte zo mogelijk niemand van hen achterblijft; dat het bedrag van de maandelijkse-, driemaandelijkse-, halfjaarlijkse- of jaarlijkse bijdragen, die de leden van de gemeente tot wederopzegging toe willen afzonderen, wordt opgetekend en dat hiervan door de (hulp) boekhouder lijsten worden aangelegd en bijgehouden;
en dat door de (hulp)boekhouder nauwkeurig aantekening wordt gehouden van de door hem afgewezen kwitanties en van de daarop ontvangen gelden.
Aan allen die hierbij medewerken wordt ten aanzien van het bedrag van ieders bijdrage geheimhouding opgelegd, zodat het buiten de commissie en de kerkeraad aan niemand bekend wordt, dan aan degenen, die het uit de aard van hun betrekking moeten weten.

Artikel 15
De leden van de commissie zijn gezamenlijk en hoofdelijk verantwoordelijk voor het aan haar ter uitvoering opgedragen beheer; de verschillende in de artikelen 4, 6 en 12 van dit reglement bedoelde functionarissen bovendien voor de aan hen opgedragen functie, gelijk die in dit reglement is omschreven en dus altijd met uitzondering van die gevallen, waarin de kerkeraad zelf door zijn besluiten geheel alleen de verantwoordelijkheid draagt. De commissie is gemachtigd de kerkeraad als raad van de gemeente te vertegenwoordigen bij de behartiging en de handhaving van zijn rechten en belangen tegenover derden, voor zover die met haar beheer in betrekking staan.

Artikel 16
De kerkeraad behoudt aan zich het recht van wijziging en van uitlegging van dit reglement en beslist ook in alle twijfelachtige en onbepaald gelaten gevallen; altijd met dien verstande, dat ook in zaken van beheer art. 31 K.O. (beroep op meerdere vergaderingen) voor ieder gemeentelid onverkort blijft gelden.

(vgl. Dordrecht 1893, art. 114, blz. 135-138)


Bouma, H. (1983v)


MODEL BIJ
Kerkorde GKv (1978) Art. 51