|
Uitvoeringsbepalingen
Bijlagen deel 1 formulieren, reglementen en instrucites
Bijlagen deel 2 richtlijnen, concepten en modellen
Woordenlijst, register, inhoud
PDF
|
Regeling voor het beheer van de archiefbescheiden van een kerkelijke vergadering
Algemeen.
Artikel 1.
In deze regeling worden onder archiefbescheiden (-stukken) verstaan:
a. bescheiden die door de kerkelijke vergadering zijn ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd om onder die vergadering te berusten;
b. bescheiden met overeenkomstige bestemming, ontvangen of opgemaakt door instellingen, verenigingen of personen, wier rechten of functies op de kerkelijke vergadering zijn overgegaan;
c. bescheiden die ingevolge overeenkomsten met of besluiten van instellingen, verenigingen of personen, dan wel uit andere hoofde in de archiefruimte van de kerkelijke vergadering zijn opgenomen om daar te besturen;
d. reproducties die in de plaats zijn gesteld van de onder a., b. of c. bedoelde archiefbescheiden.
Artikel 2.
Voor de bewaring van de archiefbescheiden wijst de kerkelijke vergadering een archiefruimte aan.
Artikel 3.
Omtrent plannen betreffende de aanschaf, bouw, verbouwing, inrichting of verandering van inrichting van de kerkelijke archiefruimte worden de richtlijnen van het deputaatschap voor de kerkelijke archieven in acht genomen.
Beheer recent archief.
Artikel 4.
De scriba/secretaris van de kerkelijke vergadering is belast met het beheer van de onder die vergadering berustende archiefbescheiden, die niet ouder zijn dan vijf jaren (het recente archief).
Hij kan hierbij gebruikmaken van de richtlijnen die door het deputaatschap voor de kerkelijke archieven zijn vervaardigd.
Artikel 5.
Inkomende stukken worden dadelijk na ontvangst in een los- of vast-bladig
inschrijvingsregister ingeschreven, zodat hun ontvangst kan worden vastgesteld.
De inschrijving in het register dient zodanig te zijn, dat op eenvoudige wijze ieder archiefstuk kan worden gevonden, waarvan slechts bekend is:
a. hetzij de inhoud van het stuk;
b. hetzij de afzender of geadresseerde, alsmede de datum en het kenmerk (nummer) bij verzending of ontvangst aan het stuk gegeven;
c. hetzij de datum waarop het stuk is behandeld op enige vergadering van de betrokken kerkelijke vergadering.
Artikel 6.
De scriba/secretaris van de kerkelijke vergadering draagt er zorg voor dat de vervaardiging van archiefbescheiden geschiedt op zodanige wijze en met gebruik van zodanige materialen dat deze bescheiden een voldoende houdbaarheid bezitten.
Beheer ouder archief.
Artikel 7.
Door de kerkelijke vergadering wordt een archivaris benoemd die belast wordt met het beheer van de onder die vergadering berustende archiefbescheiden, die ouder zijn dan vijfjaren (het oudere archief).
Hij maakt hierbij gebruik van de richtlijnen die door het deputaatschap voor de kerkelijke archieven zijn vervaardigd.
Artikel 8.
De archivaris staat in betrekking tot alle zaken die hem uit hoofde van het beheer van de archiefbescheiden ter kennis komen, onder verplichting van strikte geheimhouding.
Artikel 9.
a. De archivaris dient te bevorderen dat archiefbescheiden, ouder dan vijfjaren, van deputaatschappen, commissies en verenigingen, die ingevolge hun reglementen dienen te worden overgedragen aan de beheerder van de kerkelijke archiefruimte, regelmatig worden overgebracht.
b. Omtrent de regeling van de overdracht van de in de artikelen 4 en 9a bedoelde archiefbescheiden kan de archivaris voorstellen doen aan de kerkelijke vergadering, deputaatschappen, commissies of verenigingen.
Artikel 10.
leder overgedragen archief dient zodanig in een archiefoverzicht of anderszins te zijn beschreven en van ingangen te zijn voorzien, dat te allen tijde op eenvoudige wijze kan worden vastgesteld welke archiefeenheden in de archiefruimte behoren te berusten en waar deze zich bevinden.
Artikel 11.
Het raadplegen van archiefbescheiden door anderen dan de leden der kerkelijke vergadering, deputaatschap, commissie of vereniging, die met de behandeling van de zaken, waarop de stukken betrekking hebben, zijn belast, is slechts geoorloofd met toestemming van het moderamen van die vergadering.
Artikel 12
a. Voor uitlening van archiefbescheiden aan derden is de toestemming vereist van het moderamen van de kerkelijke vergadering,
b. De archivaris houdt aantekening van de uitlening en controleert of het uitgeleende tijdig wordt terugontvangen.
c. Bij de uitlening worden de richtlijnen in acht genomen die daarvoor door het deputaatschap voor de kerkelijke archieven zijn opgesteld.
Artikel 13.
a. De archivaris kan voorstellen doen aan de kerkelijke vergadering omtrent het in bewaring geven van archiefbescheiden die ouder zijn dan vijftig jaren, aan een archiefbewaarplaats die beheerd wordt door een gemeentelijke, streek- of rijksarchivaris,
b. De kerkelijke vergadering beslist over deze voorstellen nadat zij daaromtrent advies heeft gevraagd aan het deputaatschap voor de kerkelijke archieven.
Artikel 14.
a. Tenminste eenmaal in de vijf jaren wordt door de archivaris overgegaan tot vernietiging van daarvoor, krachtens een door het deputaatschap voor de kerkelijke archieven opgemaakte vernietigingslijst, in aanmerking komende archiefbescheiden,
b. Van de vernietiging, die slechts plaatsvindt met machtiging van het moderamen van de kerkelijke vergadering, wordt een verklaring opgemaakt waarin vermeld wordt welke bescheiden vernietigd zijn en wanneer.
Artikel 15.
a. Bij opheffing, splitsing of fusie van de kerkelijke vergadering wordt advies gevraagd aan het deputaatschap voor de kerkelijke archieven omtrent de zorg en het beheer van de archiefbescheiden en de aanwijzing van een archiefruimte.
b. Het besluit of de overeenkomst van de kerkelijke vergadering hierover wordt schriftelijk vastgelegd en aan het deputaatschap meegedeeld.
 
|
Home