Visser, J. (1999) Byl C

|341|

Bylae „C”

Vergaderingprosedure.

Inleidend.

In I Korinthiërs 14: 33 staan dat God nie ’n God van wanorde is nie.

Dit is dus logies en elementêr dat in alle byeenkomste waar mense in God se Naam byeen is, dus ook in kerkraadsvergaderings, alles in goeie orde moet plaasvind.

Daarvoor is behoorlike vergaderingprosedure onmisbaar. Want foutiewe en/of gebrekkige vergaderingprosedure kan nie net onordelikheid in die hand werk nie, maar dit kan ook ander wrange gevolge hê.

 

Kenmerke van ’n kerkraadsvergadering.

’n Kerkraadsvergadering verskil in verskeie opsigte van alle ander vergaderings. Alhoewel ’n kerkraadsvergadering baie dinge in gemeen het met ander vergaderings, is daar tog ook ingrypende verskille, soos deurlopend in hierdie praatjie na vore sal kom. Hierdie verskille het uiteraard konsekwensies vir die prosedure in kerkraadsvergaderings.

In ’n kerkraadsvergadering geld bv. geen konstitusie of huishoudelike reglement nie. Hier geld die Kerkorde. En die Kerkorde is nie ’n wet of ’n reglementebundel nie. Die Kerkorde bevat breë riglyne met bepaalde Skrifbeginsels, wat ook betekenis het vir die prosedure in kerkraadsvergaderings.

In artikel 37 KO word bv. bepaal dat die predikant voorsitter moet wees. Nie omdat predikante altyd die beste voorsitters is nie; trouens, in die geledere van predikante is daar seker ook van die swakste voorsitters denkbaar. Maar die voorsitter in ’n kerkraadsvergadering (en in meerdere vergaderings) moet ’n predikant wees, omdat hy bedienaar van Gods Woord is; want Christus regeer sy kerk deur sy Woord en Gees.

In gevalle waar die plaaslike predikant nie teenwoordig kan wees nie of wanneer ’n gemeente vakant is, moet die konsulent die vergadering lei.

|342|

’n Kerkraad mag nie sommer enige predikant as voorsitter vra nie, behalwe met die uitdruklike toestemming van die konsulent.

In hoogs uitsonderlike gevalle mag ’n ouderling ’n kerkraadsvergadering lei as voorsitter. Besluite wat egter in so ’n geval geneem is, moet so gou moontlik bekragtig word in ’n vergadering onder voorsitterskap van ’n predikant.

In die kerklike lewe is die kerkraadsvergadering die enigste „permanente” vergadering. Klassis en sinodes ,,ontbind” as die agenda afgehandel is en konstitueer telkens opnuut.

 

Agenda.

Soos in alle kerklike vergaderings mag in kerkraadsvergaderings net kerklike sake behandel word, en dan ook op kerklike wyse, soos in artikel 30 KO bepaal word ... juis omdat kerklike vergaderings onderskeie is van alle ander vergaderings.

’n Kerkraad stel sy eie agenda vas. Dit kan op verskillende maniere gedoen word.

Byvoorbeeld: die skriba en/of die predikant stel ’n konsep-agenda op; aan die begin van die vergadering gee die voorsitter geleentheid vir die opgawe van sake wat nie kan wag vir ’n volgende vergadering nie; daarna stel die vergadering die agenda vas. 

Die berugte item „Algemeen” hoort nie tuis in die agenda van enige kerkraadsvergadering nie, omdat dit gewoonlik ontaard in ’n herhaling van ’n groot deel van die reeds-afgehandelde agenda; dit kan selfs uitloop op ’n splinternuwe vergadering sonder agenda!

Aan die einde van elke vergadering moet daar geleentheid wees vir die opgawe van beskrywingspunte vir die volgende vergadering.

Vir die vlot verloop van sake in ’n kerkraadsvergadering is dit noodsaaklik dat alle betrokkenes ten volle op hoogte moet wees van sake wat in die agenda voorkom.

 

Kworum.

Die wettigheid van enige vergadering word o.a bepaal deur ’n kworum. Daarom word die presensielys vasgestel direk ná die opening, voordat

|343|

met die agenda begin word, ten einde te bepaal of daar wel ’n kworum is.

Om die kworum in ’n kerkraadsvergadering te bepaal, is dit nodig om te weet wat die verskil is tussen die sogenaamde „smal” en „breë” kerkraadsvergaderings.

Die kerkraad bestaan, volgens artikel 37 KO, uit die predikant en die ouderlinge. ’n Kerkraadsvergadering is dus ’n ouderlingevergadering (die sogenaamde „smal” kerkraadsvergadering). Die sogenaamde „breë” kerkraadsvergadering word in die Kerkorde bewoord as ’n vergadering van die kerkraad saam met die diakens (kyk bv. artt. 4, 5, 10, 22).

Om dus vas te stel of daar ’n kworum vir die sogenaamde „breë” kerkraadsvergadering is, moet vasgestel word of daar ’n kworum van ouderlinge is ... want dit is immers ’n vergadering van die kerkraad, saam met die diakens

Gestel ’n sogenaamde „breë” kerkraad bestaan uit 10 ouderlinge en 10 diakens; by ’n bepaalde vergadering is daar 9 diakens teenwoordig, maar slegs 4 ouderlinge; uit die totaal van 20 dus 13. Tog is daar geen kworum van ouderlinge nie, en kan daar dus geen wettige vergadering van die kerkraad saam met die diakens gehou word nie.

Wanneer die diakens egter afsonderlik vergader, word die kworum gewoonweg vasgestel volgens die helfte plus 1 van die aantal diakens.

Van buitengewone vergaderings (dus vergaderings wat nie normaalweg volgens die jaarprogram bepaal is nie) moet betyds kennis gegee word aan elke betrokke ampsdraer. Indien slegs 1 broeder nie kennis ontvang het nie, en hy sou beswaar aanteken teen die besluit(e) van so ’n vergadering, sal sy beswaar gehandhaaf moet word. Want regtens is die handelinge van so ’n vergadering ultra vires en dus van nul en gener waarde.

 

Spreekbeurte.

Die kwessie van die aantal spreekbeurte per persoon oor ’n bepaalde saak kan soms netelig raak. Geen rigoristiese reëling kan hier gemaak word nie.

|344|

Aan die ander kant weer kan ’n voorsitter nie aan elke ampsdraer oor elke saak ’n onbeperkte aantal spreekbeurte gee nie. So iets kan ’n vergadering onnodig lank uitrek en in chaos ontaard.

As beginsel moet hier gestel word dat Christus sy kerk regeer deur sy Woord en Gees. Die persoonlike siening van een of meer ampsdraers is dus nie van deurslaggewende betekenis nie (al mag hulle self so dink!)

As riglyn moet hier geld dat bespreking toegelaat word totdat die vergadering ryp is om tot ’n besluit te kom; m.a.w. totdat die saak vir almal duidelik is.

Kerkraadsvergaderings mag nie ontaard in debatvoering nie. Die deurdruk van persoonlike opinies mag hoegenaamd nie geld nie.

As die voorsitter oortuig is dat die saak vir almal duidelik is en die vergadering ryp is vir besluitneming, sluit hy alle verdere bespreking ... behalwe wanneer ’n voorstel of amendement verdere toeligting vereis.

’n Goue reël is dat die voorsitter aan niemand ’n tweede of selfs derde spreekbeurt toestaan voordat ander broeders nie eers geleentheid ontvang het om hul mening uit te spreek nie.

’n Voorsitter moet ook daarteen waak om nie aan sekere broeders, wat dieselfde mening huldig as hyself, meer spreekgeleenthede toe te staan as aan hulle wat anders oor die saak dink nie. Hy moet dus in die toekenning van spreekbeurte absoluut onpartydig wees.

Die voorsitter het dus beslis die reg om die bespreking op ’n bepaalde tydstip te sluit. Hy mag hierdie reg egter nie outokraties misbruik ter bevordering van ’n bepaalde standpunt nie.

 

Ordevoorstelle en punte van orde.

Tussen ’n ordevoorstel en ’n punt van orde is daar bepaalde verskille.

Dikwels word ’n punt van orde misbruik om iemand anders in die rede te val en dan die eie mening uit te spreek of te beklemtoon.

Punte van orde kan slegs by wyse van ’n vraag aan die voorsitter gestel word en nooit by wyse van ’n bewering/stelling nie.

|345|

Die doel van ’n punt van orde is nie om die eie mening te bevorder nie, maar slegs om die aandag te vestig dat ’n spreker afwyk van bepaalde reëls en/of beginsels.

Die volgende dien as voorbeelde:
➢ onwelvoeglike taal;
➢ oorskryding van tyd;
➢ onnodige herhaling;
➢ wanvoorstelling van ander menings.

Wanneer ’n punt van orde geopper word, moet die voorsitter dit beoordeel en daaroor sy reëling gee sonder om dit te laat bespreek!

Die sogenaamde „ordevoorstel”, ook genoem „formele mosie” of „ordemosie”, is ’n voorstel wat slegs die orde van behandeling van ’n saak raak, en nooit die inhoud daarvan nie.

Byvoorbeeld:

’n Voorstel dat alle verdere bespreking nou gestaak word en oorgegaan word tot stemming.

’n Ordevoorstel moet gesekondeer word en dadelik, sonder bespreking, tot stemming gebring word voordat met die saak onder behandeling verder gegaan word.

In uitsonderlike gevalle mag ’n voorsitter weier om ’n ordevoorstel ter tafel te neem, veral as hy van mening is dat ’n bepaalde ordevoorstel ingedien is om die besluit oor ’n saak deur te „stoomroller” ten gunste van ’n sekere denkrigting.

Vergaderings moet maar suinig werk met ordevoorstelle, aangesien dit normaalweg nie ’n profytlike instrument is nie.

 

Besluitneming.

Nadat ’n saak behoorlik bespreek is en dit vir almal duidelik is, word oorgegaan tot besluitneming.

Die gewone prosedure om tot besluitneming te kom, is by wyse van ’n voorstel wat behoorlik gesekondeer is.

’n Vergadering kan egter ook sonder ’n voorstel tot besluitneming kom.

|346|

As voorbeeld dien die volgende:

Die saak onder bespreking is of daar voortgegaan moet word met eredienste op Hemelvaartdag, aangesien dit nie meer ’n openbare vakansiedag is nie. Uit die bespreking is dit duidelik dat niemand ten gunste daarvan is nie. Die voorsitter kan dan vra of almal tevrede is dat nie voortgegaan word met dienste op Hemelvaartdag nie. As alternatief kan die voorsitter, sonder ’n voorstel uit die vergadering, vir en teen die gedagte laat stem, aangesien daar slegs een van twee moontlike besluite is.

Die voorsitter kan ook, nadat ’n saak duidelik is, die vergadering lei in die rigting van ’n voorstel wat die goeie orde van behandeling sal bevorder.

As voorbeeld dien die volgende:

Die saak onder bespreking is of daar ’n donasie vir ’n verdienstelike saak gemaak moet word en, indien wel, tot watter bedrag. Uit die bespreking het duidelik geblyk dat daar verskillende menings is. Sommige broeders wil geen donasie bewillig nie; ander praat van R50, ander weer van R100, en so meer. Die voorsitter kan dan die saak só reël dat daar, met of sonder ’n voorstel uit die vergadering, eers gestem word of daar hoegenaamd ’n donasie gemaak moet word. As die meerderheid teen ’n donasie stem, is die saak daarmee afgehandel. As die meerderheid vir ’n donasie stem, kan die voorsitter voorstelle vra vir ’n spesifieke bedrag en dan daaroor laat stem.

Daar kan op ’n gegewe tydstip slegs een voorstel ter tafel wees.

Die sogenaamde „teenvoorstel” is absurd en ontoelaatbaar, aangesien almal wat teen ’n bepaalde voorstel is, daarteen kan stem.

’n Voorstel kan ook, voordat dit tot stemming gebring word, gewysig word by wyse van ’n amendement. ’n Amendement is ’n voorstel dat ’n bepaalde deel van die oorspronklike voorstel gewysig of weggelaat word, of dat iets by die oorspronklike voorstel bygevoeg word. Daar kan ook meer as een amendement voorgestel word, en daar kan selfs ’n amendement op ’n amendement voorgestel word — ’n voorstel dus dat die voorgestelde amendement gewysig word.

’n Amendement mag egter nooit ’n teenvoorstel wees nie.

|347|

’n Voorsitter moet ook daarop bedag wees dat, wanneer meer as een amendement voorgestel word, slegs een amendement op ’n keer ter tafel geneem word.

Ook moet hy die prosedure só reël dat die goeie orde ten alle tye gehandhaaf word en dat daar volkome duidelikheid oor die verskillende amendemente is voordat tot stemming oorgegaan word.

Onderwyl ’n amendement behandel word, word die oorspronklike voorstel tydelik opsy geskuif. As ’n amendement aanvaar word, word die oorspronklike voorstel dienooreenkomstig gewysig; so ’n gewysigde voorstel heet dan „die substantiewe voorstel”. Hierdie substantiewe voorstel moet dan opnuut aan die vergadering voorgelê word om finaal daaroor te stem.

Alle stemming oor persone en sake vind plaas met volstrekte meerderheid. By ’n ewe getal, bv. 10, is die meerderheid die helfte plus een, nl. 6. By ’n onewe getal, bv. 11, word 1 by die totaal gevoeg sodat die totaal dan 12 is; die volstrekte meerderheid is dan die helfte van 12, nl. 6.

Om ’n volstrekte meerderheid te bepaal wanneer daar bv. oor meer as 2 persone gestem moet word, kan soms lastig wees. Die goue reël hier is dat dié persoon wat aangewys word, se stemtotaal meer moet wees as al die stemme vir die ander persone bymekaar.

Daar is geen verskil in die krag van ’n besluit wat eenparig geneem is teenoor dié van ’n besluit wat met meerderheid van stemme geneem is nie.

In die kerkregering is daar geen bepaling van ’n twee-derde meerderheid nie.

Die voorsitter het in geen kerklike vergadering ’n beslissende stem nie. (Sinode 1910, art. 176).

Wanneer die stemme staak, kan daar weer gestem word. By herhaalde staking van stemme geld gewoonlik die volgende (kyk Sinode 1873, Handelinge p. 46, art. 173):
➢ by staking van stemme oor persone moet met plegtige aanroeping van die Naam van die Here geloot word;

|348|

➢ by staking van stemme oor sake is die saak normaalweg daarmee van die tafel af. Dit hoef egter nie rigoristies altyd só toegepas te word nie; dit kan óf uitgestel word vir heroorweging by ’n volgende vergadering, óf dit kan na ’n kommissie van pre-advies verwys word vir behandeling by ’n volgende vergadering; die belangrikheid en/of dringendheid van elke saak sal hier rigtinggewend wees.

’n Konsulent het geen stemreg in ’n kerkraadsvergadering nie.

 

Bindende krag van besluite.

Met betrekking tot die krag en geldigheid van besluite, bepaal artikel 31 KO die volgende: „Wat op ’n kerklike vergadering met meerderheid van stemme besluit is, moet as vas en bindend beskou word tensy bewys word dat dit in stryd is met Gods Woord of die artikels van die Kerkorde.”

Indien iemand nie met ’n besluit saamstem nie of daaroor beswaard voel of meen dat sy reg daardeur gekrenk is, mag hy dit nie eiegeregtig tersyde stel asof die besluit nie in sy geval „vas en bindend” is nie. Hy moet daarteen beswaar indien op die ordelike manier of daarteen appelleer volgens die voorgeskrewe bepalings; intussen, egter, bly die besluit „vas en bindend” vir elkeen.

Die gedagte agter die bepaling in artikel 31 KO van die meerderheidstem is dié van konformasie ... dat die minderheid hom stilswyend by die besluit van die meerderheid neerlê. 

Indien iemand hom nie met ’n genome besluit kan vereenselwig by wyse van stilswyende konformasie nie, moet hy beswaar aanteken of appelleer.

Maar totdat die beswaarde gelyk gegee is d.m.v. ’n uitspraak oor sy beswaar of appèl bly die besluit staan as vas en bindend, ook vir die beswaarde! So iets as dikmond op ’n sloerstaking gaan en besluite ignoreer net omdat jy nie daarmee saamstem nie, is totaal ontoelaatbaar in die Gereformeerde kerkregering. So ’n persoon sou homself beslis tugwaardig maak!

Insake die praktyk om jou naam in die notule te laat aanteken dat jy in die minderheid gestem het, het die Sinode van 1961 besluit dat so ’n

|349|

stap kerkregtelik geen implikasies het nie (Handelinge, p. 562, art. 209). So iets onthef dus niemand van binding aan die geldigheid van ’n genome besluit nie.

Met verwysing na wat vroeër gesê is oor die kworum van die sogenaamde „breë” vergadering, wil ek die aandag daarop vestig dat wanneer daar ’n kworum is, die stemme van ouderlinge en diakens by besluitneming nie afsonderlik getel word om ’n geldige meerderheid te bepaal nie; maar omdat dit ’n wettige vergadering is van die kerkraad en die diakens, het almal gelyke stembevoegdheid.

 

Notulering.

Wat notulering betref, bepaal die Kerkorde in artikel 34 dat die skriba slegs dié dinge moet notuleer ,,wat noodsaaklik opgeteken moet word”.

Die praktyk om te notuleer dat broeder A dit-en-dat gesê het en dat broeder B só voorgestel en broeder C dit gesekondeer het, is nie wenslik of nodig nie.

Daar hoef ook nie genotuleer te word hoeveel broeders vir en teen ’n voorstel gestem het nie. Daar word eenvoudig genotuleer: „Die Kerkraad (of die Vergadering) besluit soos volg: ...”, sonder om ’n enkele naam te noem.

Notules moet baie noukeurig bygehou word, verkieslik in boeke met genommerde bladsye. By alle korreksies moet deur voorsitter en skriba geparafeer word.

 

Artikel 81 KO.

„Die bedienaars van die Woord, die ouderlinge en die diakens moet onder mekaar die Christelike sensuur uitoefen en mekaar oor die bediening van hulle amp vriendelik vermaan.”

Die bedoeling van hierdie artikel is onder meer dat ampsdraers met mekaar moet praat en nie van mekaar nie.

Hier word gepraat van Christelike sensuur en van vriendelike vermaning. Die onderlinge vermanings moet dus plaasvind in die gees van die liefde van Jesus Christus.

Alhoewel hier slegs melding gemaak word van die bediening van die amp, sluit dit die algemene lewenswandel beslis nie uit nie. Want hoe

|350|

kan iemand sy amp tot eer van God bedien as sy lewenswandel bedenklik is? 

Artikel 81 KO is beslis nie bedoel om Matthéüs 18 (die persoonlike vermaning onder vier oë) te omseil nie.

Die artikel is ook nie bedoel om artikels 79/80 KO te vervang nie; nee, die bedoeling is juis om optrede kragtens artikels 79/80 te voorkom! As iemand dus skuldig is aan iets wat onder artikels 79/80 KO hanteer moet word, mag dit nie onder artikel 81 KO behandel word nie.

Kerkrade moet oortuig wees van die uiters belangrike plek van hierdie artikel in die Gereformeerde kerkregering. Ek is bevrees dat dit in baie kerkrade nie tot sy reg kom nie, omdat dit slegs as ’n formaliteit beskou en hanteer word.

Artikel 81 KO kan by elke kerkraadsvergadering hanteer word, en nie slegs by die vergaderings voor nagmaal nie.

 

Die voorsitter.

Ten slotte wil ek graag ’n paar opmerkings maak oor die voorsitter. Want die korrekte prosedure en die goeie orde en die vlot verloop van sake in ’n kerkraadsvergadering hang grootliks af van die voorsitter se optrede, en van die respek en agting wat aan hom betoon word.

Soos in die begin gesê is, bepaal die Kerkorde dat die voorsitter die predikant moet wees. Ongelukkig is dit egter so dat nie alle predikante goeie voorsitters is nie. Daar sit soms ouderlinge en/of diakens in die vergadering wat beter voorsitters is as die predikant. Sulke broeders kan met taktvolle leiding uit die vergadering die voorsitter baie ondersteun en ’n enorme bydrae maak tot die goeie orde en die vlot verloop van sake.

Maar: hulle kan ook die teendeel bereik as hulle hul eie kundigheid en bekwaamhede taktloos en konfronterend teenoor die optrede van die voorsitter uitstal!

Die voorsitter moet ten alle tye ten volle op hoogte wees met elke saak op die agenda. Anders maak hy ongelukke. Deeglike voorbereiding is dus onontbeerlik vir goeie voorsitterskap.

|351|

Dit is geen skande vir ’n voorsitter om te erken dat hy nie ’n bepaalde antwoord uit die vuis kan verskaf nie en eers daaroor meer inligting wil inwin.

Die voorsitter moet ’n deeglike kennis hê van die Kerkorde en die algemene kerkreg en kerkregering. Ek vind die verstommend-gebrekkige kennis oor hierdie kardinale dinge by baie predikante (en ander ampsdraers) geweldig tragies.

Die voorsitter moet hom daarop toelê om ten alle tye kalm en onpartydig te wees.

In beginselsake en ander kardinale aangeleenthede mag hy egter nie onpartydigheid voorrang gee bó handhawing van beginsels en beklemtoning van die belangrikheid van sekere sake nie.

Byvoorbeeld:

Met die verkiesing van ampsdraers word iemand voorgestel wie se kerklike meelewing baie te wense oorlaat; die argument is: sit hom in die kerkraad en dan sal sy kerklike lewe regkom. Na sy mening het die voorsitter, as bedienaar van Gods Woord, in so ’n situasie nie net die reg nie, maar beslis die plig om die kerkraad daarop te wys dat so iemand nie beantwoord aan die Skriftuurlike vereistes vir ampsdraers nie. Die kerkraad is immers nie ’n „verbeteringskool” nie! As die voorsitter dus in so ’n geval sy onpartydigheid gehandhaaf het ten koste van duidelike Skriftuurlike leiding, sou hy sy plig as bedienaar van Gods Woord, en dus as voorsitter, versuim het.

Sonder om sy eie persoonlike siening oor sake af te dwing of te bevorder, moet die voorsitter dus duidelike leiding aan die vergadering gee.

Die voorsitter moet altyd beslis wees. Niks is nadeliger vir goeie orde en behoorlike prosedure en profytlike vordering in ’n vergadering as ’n swak en onbesliste voorsitter nie!

Laastens: In I Thessalonicense 5: 12, 13 staan die volgende: „...erken die wat onder julle arbei en julle voorgangers in die Here is...; ...bewys hulle in liefde die hoogste agting ter wille van hulle werk...”.

Hierdie Skrifwoord is ook van toepassing op ampsdraers in kerkraadsvergaderings.

|352|

As elke ouderling en diaken hierdie opdrag uitvoer in die kerkraadsvergaderings ten opsigte van die predikant as voorsitter (selfs al is hy ’n swak voorsitter) — deur hom te erken en aan hom agting te bewys, nie ter wille van sy persoon of sy gawes of sy bekwaamhede nie, maar ter wille van sy werk, — dan sal kerkraadsvergaderings vir almal, die voorsitter inkluis, aangenaam wees!

En dan kan met reg die seën van die Here in elke kerkraadsvergadering verwag word!

 

Geringe verwerking van ’n referaat gelewer in kerkraadsvergadering Kemptonpark, 10 Mei 1995.